ETUDE DE CAS

Des services adaptés à chaque besoin, même dans des circonstances exceptionnelles

Maintenant que 90 % des salariés d'Outotec font du télétravail, ISS a adapté ses services pour s'assurer qu'ils répondent aux besoins liés à cette nouvelle situation. Les déjeuners peuvent désormais être livrés chez les salariés à partir du restaurant d'entreprise, certains espaces de travail ont été fermés pour réduire la consommation d'énergie, et la propreté de ceux qui restent ouverts a été renforcée.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

réponse agile 

90

 %

de télétravail

60

 %

d’espace de bureau en moins

La collaboration entre Outotec et ISS, qui dure depuis plus de dix ans, est telle que, Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services d'Outotec et Anssi Kuosmanen, Account Director chez ISS, n'ont plus besoin de tenir de réunions formelles. Ils se retrouvent autour d'une tasse de café dans le bureau d'Espoo chez Outotec.  

"Le nombre de réunions formelles a considérablement diminué, car pendant la semaine, nous nous rencontrons naturellement ", explique Erkko.

Malgré les circonstances sans précédent que connaît le monde, ce contact quotidien s'est poursuivi presque normalement. Les services ont été modifiés pour répondre aux besoins actuels d'Outotec et les deux entreprises sont prêtes à réagir rapidement en fonction de l'évolution de la situation.  

« Il est vraiment bien de constater à quel point le processus a été agile pour ajuster les services fournis par ISS pendant cette période hors du commun », estime Erkko.

« Nous savons que grâce à l'excellente collaboration avec ISS, nous sommes prêts pour affronter les changements. ».

Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services chez Outotec
Une agréable expérience  

La collaboration entre Outotec et ISS remonte à de nombreuses années. Si les deux entreprises travaillent directement ensemble depuis 2010, Outotec faisait appel avant cela aux services d'ISS de manière indirecte, par le biais du campus d'Outokumpu. La collaboration s'est peu à peu intensifiée, et aujourd'hui ISS fournit des services sur les sites de Lappeenranta, Espoo et Outokumpu. Cela inclut les services d'accueil, de propreté, de maintenance, de factotum et de réaménagement.  

« Il faut aussi désormais ajouter la performance énergétique, qui a été mise en place sur certains de nos sites », indique Anssi.  

La gamme de services a été encore plus élargie avec l'intégration des services de restauration sur le site de Espoo.  

« Nous avons participé aux travaux de rénovation et avons ouvert le restaurant en 2020. Celui-ci constitue un élément important de l'expérience utilisateur, et nous a fait gagné une place particulière dans la vie de ces derniers, déjeuner après déjeuner », indique Anssi.  

« Le bureau est installé face au centre commercial d'Iso Omena. C'est donc un lieu stimulant avec une énorme concurrence. Toutefois, les retours d'expérience ont été positifs et les résultats obtenus dans l'enquête de satisfaction ont été élevés », ajoute Erkko.  

Le restaurant est également équipé de caisses automatiques, ce qui permet aux salariés d'acheter à manger ou à boire tout au long de la journée.  

« Les caisses automatiques ont bien fonctionné dans le restaurant d'entreprise, car elles apportent une flexibilité supplémentaire », explique Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Des déjeuners livrés à domicile 

Lorsque nous avons traversé les circonstances exceptionnelles actuelles, le restaurant a pu réagir immédiatement, assurant ainsi la stabilité de l'approvisionnement alimentaire. Le service est d'abord passé d'un buffet à des repas pré-portionnés, avec des processus améliorés pour éviter tout contact. Lorsque près de 90 % des personnes travaillant dans les bureaux sont passées au travail à distance, le directeur du restaurant Osku Toivanen d'ISS a développé le service jumISSa, aidant ainsi les employés d'Outotec à commander leur déjeuner pour le faire livrer à leur porte d'entrée. 

« Chaque jour, nous livrons environ 50 déjeuners aux domiciles des salariés d'Outotec », explique Anssi.  

« Nous avons été très surpris de voir à quel point le passage au télétravail se passait bien pour la majorité des salariés. Nous avons prêté aux salariés des chaises de bureau et des moniteurs afin qu'ils puissent travailler de manière ergonomique depuis chez eux. Les déjeuners livrés à domicile ont aussi participé à ce que les journées de travail se passent sereinement », indique Erkko.  

La flexibilité, un atout majeur 

En plus des solutions innovantes dans les services des restauration, la propreté a également été intensifiée, et parallèlement, les services de réception ont été réduits. Comme il y a bien moins de salariés présents sur le site qu'en période normale, certains espaces de bureau ont été entièrement fermés. 

« Nous avons fermé 60 % de nos bureaux, ce qui a permis de réduire considérablement la consommation d'énergie de l'immeuble », explique Erkko.  

« Les nouvelles dispositions libérant plus de temps, nous avons réorganisé notre travail et entreprenons actuellement des tâches qui seraient normalement prévues pour la fin de l'été, comme le lavage des vitres. Bien que le taux d'occupation soit faible, la maintenance des bâtiments doit être maintenue afin que les espaces de travail restent sains et sûrs », explique Anssi.  

Pour Erkko, la possibilité d'adapter le service à l'évolution des besoins a été particulièrement importante dans cette situation sans précédent. Lorsque la situation commencera à revenir à la normale, les deux sociétés devront réexaminer le service et décider de ce qui est nécessaire. Anssi et Erkko se demandent si le télétravail ne va pas se généraliser.  

« Seul le temps nous le dira. Notre merveilleuse coopération avec ISS nous garantit que nous sommes bien préparés au changement », résume Erkko.  

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