Politique d'alerte professionnelle Speak Up

Conformément aux valeurs et au Code de conduite d'ISS, l'intégrité professionnelle d'ISS n'est pas négociable. ISS s'engage à mener ses activités dans le respect de la loi et de standards éthiques élevés.

ISS a adopté une politique et un système de signalement « Speak Up » qui permet à ses salariés, clients, partenaires commerciaux et autres parties prenantes de signaler tout incident de manière sûre et confidentielle.

Si vous êtes salarié, client, partenaire commercial ou autre partie prenante et vous estimez qu'il y a une violation du Code de conduite d'ISS, de nos politiques ou des lois et réglementations applicables, nous vous encourageons à prendre la parole et le signaler. En effectuant un signalement, vous agissez dans l'esprit de notre Code de conduite et de nos Valeurs, et vous aidez à protéger notre activité et notre réputation.

Vous avez plusieurs moyens de signaler un problème. Selon la nature et la gravité du problème, vous pouvez d'abord signaler votre problème à votre supérieur ou responsable, au directeur People & Culture local, à votre directeur juridique ou directeur financier.

Système de signalement Speak Up

Si vous voulez signaler un problème inclus dans les domaines couverts par la politique d'alerte professionnelle Speak Up, vous pouvez utiliser le système « Speak Up ». Toutes les communications seront anonymes et confidentielles à moins que vous ne soyez informé du contraire du fait d'une législation locale. Pour faciliter l'enquête, vous êtes encouragé à vous identifier et à expliquer votre problème de manière suffisamment détaillée.

Vous pouvez effectuer un signalement par le biais du système « Speak Up » qui est hébergé par un tiers indépendant. Le système « Speak Up » est accessible via le site Web local de votre entreprise dans votre langue, ainsi que sur le site Web des services mondiaux du Groupe ISS. Le système de signalement « Speak Up » d'ISS est accessible 24/7 aussi bien pour les salariés que pour les tiers. Vous pouvez effectuer un signalement dans plusieurs langues.

Lorsque vous enregistrez un signalement, le système n’enregistre pas l’adresse IP de l’ordinateur ou de l’appareil mobile que vous utilisez et n’utilise pas de cookies.

 

Vous pouvez faire un signalement à tout moment en utilisant le numéro de téléphone fixe local ou le numéro gratuit pour votre pays. La ligne d'assistance téléphonique avec des opérateurs Speak Up est hébergée par un tiers indépendant qui permet un signalement confidentiel et anonyme.

Vous pourrez parler à l'opérateur du centre d’appel et être assisté par un interprète. Veuillez noter que lorsque vous signalez un incident par téléphone, vous pouvez rencontrer un temps d’attente avant qu’un opérateur et/ou un traducteur ne soit disponible pour répondre à votre appel. Si vous souhaitez parler une autre langue que l’anglais, vous devez demander à l'opérateur de vous mettre en relation à un interprète. 

Numéros de la ligne d'assistance téléphonique « Speak Up » d'ISS :

*En Chine, les appels aux numéros 400 sont une alternative populaire aux numéros 800 traditionnels, car les téléphones portables n’ont pas accès aux numéros 800 gratuits. En tant que numéro à frais partagés, les appelants sont facturés à un tarif local minimal.

Australie
0282527800 (numéro local)
1800497187 (numéro gratuit)

Autriche 
+4314360040 (numéro local)
0800376306 (numéro gratuit)

Belgique
023133743 (numéro local)
080076934 (numéro gratuit)

Canada
4377025955 (numéro local)
8888842898 (numéro gratuit)

Chili
229381090 (numéro local)
800914136 (numéro gratuit)

Chine
02180514593 (numéro local)
4006137002 (service à coûts partagés*)

République tchèque 234076513 (numéro local)
800701054 (numéro gratuit)


Danemark
78713897 (numéro local)
80887692 (numéro gratuit)

Finlande
0942720554 (numéro local)
0800913363 (numéro gratuit)

France
0973053684 (numéro local)
0801230213 (numéro gratuit)

Allemagne
032 229990192 (numéro local)
08001817865 (numéro gratuit)

Hong Kong
1756844 (numéro local)
800969226 (numéro gratuit)

Hongrie
0613237548 (numéro local)
0680080385 (numéro gratuit)

Inde
08071279845 (numéro local)
0008000503120 (numéro gratuit)

Indonésie
02150996849 (numéro local)
00180349248340560 (numéro gratuit)

Irlande
014311025 (numéro local)
1800851328 (numéro gratuit)

Italie
00230578564 (numéro local)
800035837 (numéro gratuit)

Japon
0345639645 (numéro local)
0120120764029 (numéro gratuit)

Lituanie
37066101878 (numéro local)
880031790 (numéro gratuit)

Malaisie 
01546000734 (numéro local)
1800814501 (numéro gratuit)

Mexique
3321010021 (numéro local)
018008804560 (numéro gratuit)

Pays-Bas
0202628687 (numéro local)
08000227086 (numéro gratuit)

Nouvelle-Zélande
098886471 (numéro local)
0800444143 (numéro gratuit)

Norvège
+4732993095 (numéro local)
80024584 (numéro gratuit)

Pologne
221530052 (numéro local)
0800 1210192 (numéro gratuit)

Portugal
0304502654 (numéro local)
800815004 (numéro gratuit)

Roumanie
0312295179 (numéro local)
0800890461 (numéro gratuit)

Singapour
31051279 (numéro local)
8008528454 (numéro gratuit)

Espagne
931222764 (numéro local)
900953465 (numéro gratuit)

Suède
+46731214174 (numéro local)
0200890030 (numéro gratuit)

Suisse
0225510224 (numéro local)
0800225221(numéro gratuit)

Turquie
3124010137 (numéro local)
08006212206 (numéro gratuit)

Émirats arabes unis
0600521603 (numéro local)
800085231027 (numéro gratuit)

Royaume-Uni
02039877736 (numéro local)
08082389893 (numéro gratuit)

États-Unis
2102481441 (numéro local)
8882869736 (numéro gratuit)

Vous pouvez contacter le directeur du Département « Group Internal Audit » par e-mail : issgi-speakup-all@group.issworld.com.

Toutes les demandes seront traitées de manière confidentielle et conformément à la Politique d'alerte professionnelle « Speak Up ».
 
Directeur du Département « Group Internal Audit »
ISS World Services A/S Buddingevej 197
DK-2860 Søborg
Danemark 
Tél : +45 3817 0000 

Toutes les demandes seront traitées de manière confidentielle et conformément à la Politique d'alerte professionnelle « Speak Up ».
 

Que signaler dans le système « Speak Up » ?

Le canal « Speak Up » est conçu pour fournir un canal confidentiel et sécurisé permettant de signaler un manquement présumé, une violation possible de réglementations ou politiques internes ou tout incident susceptible d'avoir un impact néfaste sur la réputation, les opérations et les performances d'ISS et qui, en raison de la nature de l'incident, ne peut pas être signalé par les voies hiérarchiques habituelles.  

Vous pouvez déterminer si votre problème doit être signalé via le système « Speak Up » en vous référant à la Politique d'alerte professionnelle « Speak Up ».

Signaler des incidents sur le lieu de travail 

- ISS intervient sur des sites du monde entier, et les comportements de salariés ne respectant pas nos valeurs et notre code de conduite doivent être signalés au manager ISS ou au service compétent. 

– Des problèmes susceptibles d'entraîner de graves blessures ou le décès de personnes, ainsi qu'un comportement violent ou discriminant, y compris le harcèlement sexuel sur le lieu de travail sont considérés comme des faits graves. Ils peuvent être signalés dans le cadre de la politique « Speak Up », si vous n'avez pas été en mesure de les traiter avec un responsable ISS ou la Direction des Ressources Humaines. 

Signaler un vol et un détournement de biens de l'entreprise ou du client 

– Les vols ou le détournement de biens d'ISS ou d'un client par un collaborateur d'ISS doivent être traités avec le responsable hiérarchique direct ou le service juridique. Si ce n'est pas faisable, vous devez informer le Directeur financier. 

– Dans les cas où vous ne pouvez pas traiter la question d'un vol ou d'un détournement avec la direction de votre entreprise ISS locale, vous pouvez envisager de signaler l'incident dans le cadre de la politique « Speak Up ». 

Signalement des fraudes 

ISS a une politique de tolérance zéro envers les salariés et/ou partenaires commerciaux qui se rendent coupables de fraude. La fraude est une tromperie volontaire visant à obtenir un avantage illégal ou non-justifié. La fraude peut prendre de nombreuses formes à tous les niveaux de l’entreprise. Quelques exemples sont présentés ci-dessous, mais cela ne constitue en aucun cas une liste exhaustive de la fraude possible dans notre activité. 

– On peut citer par exemple la falsification des états de présence ou des taux de rémunération, ce qui peut conduire au versement de salaires excessifs en faveur du bénéficiaire. Si vous constatez ce type de fraude, vous devez contacter le service paie. 

– La fraude peut également avoir lieu dans des cas où les fournisseurs ou sous-traitants collaborent avec des responsables d'ISS pour surfacturer ISS pour les biens ou services fournis. Si vous avez connaissance de ce type de collaboration avec des fournisseurs ou sous-traitants, vous devez contacter le service juridique ou la direction financière. 

Signaler une violation de la loi 

– ISS s'efforce d'être une entreprise citoyenne respectueuse des lois dans tous les pays où elle est présente et mène ses activités, en conformité avec les lois et réglementations internationales et locales. En particulier, ISS a rédigé des politiques internes visant à garantir le respect du droit de la concurrence et de la lutte contre la corruption. 

– Les violations de ces lois sont considérées comme graves, et doivent être signalées dans le cadre de la politique « Speak Up ». 

Ce qu’il ne faut pas signaler dans le système « Speak Up »

Les préoccupations concernant vos conditions d'emploi ou le lieu de travail local, comme des conflits entre collègues et responsables, des sanctions disciplinaires, le versement correct et ponctuel des salaires et avantages, n'entrent pas dans le cadre de la présente politique d'alerte professionnelle « Speak Up » et doivent être signalées à votre supérieur hiérarchique local ou au directeur People & Culture local et être résolues localement.

Si vous n’êtes pas à l’aise à l'idée de signaler un incident par les voies hiérarchiques locales ou si le problème n’est pas résolu de manière satisfaisante, veuillez utiliser le système « Speak Up » pour signaler votre préoccupation.

Processus d’enquête
L'incident que vous avez signalé en ligne ou via les opérateurs de la hotline du système « Speak Up » sera examiné par un cabinet d’avocats externe afin de protéger le processus des conflits d’intérêts. Le rapport sera ensuite envoyé au directeur du Département « Group Internal Audit » ou transmis aux entités ISS adéquates. 

Le directeur du Département « Group Internal Audit » (i) enregistrera tous les signalements et en prendra acte dans les 7 jours, (ii) examinera le sérieux et la crédibilité du signalement effectué et (iii) procédera en conséquence en déterminant l'action adéquate. Certains signalements peuvent être résolus sans qu’une enquête soit nécessaire. 

Le directeur du Département « Group Internal Audit » peut consulter votre rapport avec le Business Integrity Committee d’ISS ou l'Audit & Risk Committee d’ISS et tout membre de la haute direction. Le directeur du Département « Group Internal Audit » peut aussi engager des auditeurs externes, des experts et/ou un conseiller juridique en vue de participer à l'enquête et à l'analyse des résultats de celle-ci.

Une mesure corrective adéquate sera appliquée si une enquête montre que les politiques d'ISS et/ou les lois ou réglementations ont été violées. Dans la mesure où la loi le permet et en fonction des circonstances, ISS vous informera des mesures envisagées ou prises à la suite du signalement et du motif de ce suivi.

Protection – pas de représailles à l’encontre des personnes à l'origine du signalement
Si vous signalez un incident à ISS en toute bonne foi, nous veillerons à ce que vous ne subissiez aucune action discriminatoire ou représaille à la suite d’un signalement « Speak Up ».

S'il y a lieu, les lois nationales qui peuvent vous fournir une meilleure protection à la suite du signalement « Speak Up » et de l’enquête compléteront ou remplaceront la présente Politique. 

Les représailles désignent tout acte direct ou indirect ou toute omission qui cause ou est susceptible de causer un préjudice injustifié à la personne à l'origine du signalement. Si vous estimez avoir fait l’objet de représailles pour avoir signalé un problème ou participé à une enquête, vous devez immédiatement en parler au directeur du Département « Group Internal Audit » (vous trouverez les coordonnées ci-dessous) ou le signaler par le biais du système « Speak Up ». Tous ces rapports feront l'objet d'une enquête confidentielle.

Autres options de signalement : signalement aux autorités 
Si vous résidez au sein de l’UE, au lieu d'effectuer un signalement à ISS, vous pouvez signaler un problème via le canal de signalement externe local disponible dans votre pays. Le canal de signalement externe est géré par une autorité locale de votre pays, ce qui permet un signalement similaire à celui effectué en interne auprès d’ISS. 

Pour savoir quelle autorité gère le canal de signalement externe, veuillez consulter la page web Conduite responsable des affaires et Système de signalement « Speak Up » de votre pays. 

Nous vous encourageons à signaler d’abord tout problème à ISS.

Données à caractère personnel
La collecte, le traitement et toute communication de données à caractère personnel soumises via le système de signalement « Speak Up » seront réalisés dans le respect des lois applicables sur la protection des données, y compris le Règlement général de l'UE sur la protection des données et le Danish Data Protection Act.